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医院设备管理中存在的问题及对策
2020.11.09来源:医管新世界

  医疗设备是公立医院维持医院运行发展极其重要的国有资产,医院各临床科室医疗工作的开展,医患病痛的治愈,医疗设备对医生、病人、科研的贡献是举足轻重的。然而,医疗设备在日常运营管理中存在诸多不规范的情况,本文从财务视角对设备管理使用权属不清、内控制有待完善、报废手续不严谨等三个方面分析了设备管理核算中常见的问题,并就问题从健全管理、明确职能、加强内控核算、大型设备管理、设备清查、严格报废管理等方面提出应对措施。

  医疗设备是公立医院维持医院运行发展极其重要的国有资产,其价值在医院资产中所占比例达 60% 以上,是医院从事医疗、科研、教学等工作的重要资产。因此,在实际工作中必须加强对医疗设备生命全周期的有效动态监测,充分发挥其效用,对提高公立医院的经济和社会效益,增强医院核心竞争力,起到至关重要的作用。

  一、公立医院设备运行中常见问题

  (一)设备管理中使用部门权属不清,核算方法应该加强

  通常情况,医院总务科负责管理房屋建筑物、家具用具、交通设备等单位价值1000 元以上的资产,而器械科负责专业设备管理,单位价值在 1500 元以上。信息中心负责网络、电脑、软件等的维护保养工作。但在现实中,各个医院的管理分工不尽相同,总务科和医疗设备科有交叉管理的区域,比如消毒柜、打印机、洗衣机等;医疗设备科与信息中心也有职责不清的状况,比如电脑和打印机的安装维护等。因此常出现网络信息中心把电脑安装维修保养工作推给器械科。多头管理和交叉管理会导致出现权责不清、互相推脱的状况,使用科室不设立专门的医疗设备管理人员,责任无法落实到人,致使管理混乱,甚至影响工作。

  医疗设备价值大、科技性高,更新快,对其资质审核严格,必须产品注册证及相关资质齐全,能溯源,而新会计制度采用历史成本法核算其原值,医疗设备一般按六年直线法计提累计折旧,不像企业会计制度要求可以采用年数总和法或者双倍余额递减法等计提累计折旧和资产减值准备,所以导致设备账面价值与实际价值相背离,不能真实反映医疗设备净值。

  (二)设备购置论证不充分,医院资产内部控制制度有待完善

  有些医院在专业设备购置前没有严格按照购置流程,没有进行社会和经济效益方面的可行性论证,或者虽然组织专家进行了论证,但是在各方面论证不充分,或者论证方向不明晰,数据不准确,致医院盲目购进了科技含量低、质量差的设备,使用过程中使用效率低和维修成本增加,甚至出现闲置的现象,降低了医疗设备应有的价值和效益。

  医疗设备管理的业务流程一般分取得、验收、日常维护、资产处置四个环节,风险较多,比如验收敷衍导致医疗设备质量不符合要求,影响设备使用;操作不当导致设备出现故障和维修费用的增加,医院内控制度缺乏针对医疗设备的购置、保管、使用、维护、调拨、报废、盘存等的有效控制措施,造成医疗设备管理的混乱,设备资源浪费严重。

  (三)医疗设备未定期清查盘点,报废手续不严谨

  有些医院不按国有资产管理制度以及新会计制度要求至少每年一次对设备全面清查盘点,只在有会计师事务所进行审计需要时才粗略盘点,清查时只关注有没有设备,对设备的存放、使用、定期保养、维护情况、调拨和使用效能监控不力。

  在实际工作中,由于设备管理人员的疏忽,责任心不强,存放地点标识不清,随意乱放,时常出现不该处置的设备非正常损毁,致使设备的流失严重。同时,也存在着对使用期满、正常报废且履行完报废审批手续的设备却没有及时进行资产处置,处置收入没有及时上交国库的情况,有些医疗设备由于设备使用部门无专人保管,导致医疗设备找不到,设备丢失后无人可追责。

  二、对医疗设备管理的应对措施

  (一)健全管理部门,明确管理职责,全院参与管理

  医疗设备管理需要实施全员全过程管理,医院领导重视是管好医疗设备的关键,加强全院职工法律法规、业务知识、管理知识、医学知识等方面的学习,形成良好的学习氛围,使职工管好用好设备,让每台医疗设备物尽其用,为医院的经济发展提供物质保障。

  国有资产应遵循"统一领导,归口管理,分级负责,责任到人"的原则,制定资产管理制度,组织清产核资等;医疗设备科负责产品注册证及相关资质齐全的医疗设备的审批、购置、验收、调剂、维护、设备修理以及医疗设备的台账登记工作,分管技术的工程师进行报废情况鉴定,大型设备购置要集体决策;使用科室明确管理责任人,责任人一般应为各科室主任或护士长;财务部门负责设备科资产的总账管理,筹集所需采购资金;各部门明确分工,各负其责,避免交叉管理或者多头管理,有利于国有资产的归口管理和高效率使用。

  (二)规范医疗设备采购流程,大型设备重点管理

  根据政府采购法招标购入各类设备,必须履行请购、论证、询价、公开招标等流程。医疗设备科根据年终预算编制医疗设备购置计划,报医疗设备管理委员会讨论,由分管院长审查、院长批准报院务会后执行。医疗设备管理委员会通常由院领导和各科室主任组成,购置前,应由使用科室根据预算提出设备申请并进行可行性分析论证,报请院领导审批,保证购置医疗设备的必要性和经济性,医院要严格按医疗设备采购流程执行,重大的大型设备采购应实行单位领导班子集体决策,防止舞弊腐败发生。

  引进大型医疗设备不仅要重视前期科学论证评估,更要在后期建立核算和控制制度,严格进行医疗设备生命全周期的动态监测和管理控制,明确管理和使用责任人,请厂家工程师对操作人员进行培训,与优质第三方签订维修保养合同,诸如CT 的日常维修保养、手术室的层流净化保养等重要事项,确保大型医疗设备运行良好,保证大型医疗设备运行数据的准确性。每年要对大型医疗设备进行单机成本效益考核管理,对单机进行使用质量年度考核,保证各单机设备的服务人数、应用率、业务收入、患者满意度。确保大型医疗设备的良好运转,有效增加医院经济效益和社会效益。

  (三)加强医疗设备清查制度,完善固定资产报废管理

  随着医院的不断发展,业务的不断调整,时常有增加新科室和拆分重组科室以及科室布局调整的情况,建议医院调整前通知医疗设备科及调整科室对相关医疗设备进行调拨程序处理,及时调整医疗设备台账,确保医疗设备台账与使用科室医疗设备相一致。医院应严格执行财产清查和盘点制度,组织相关人员至少每年 1 次对医疗设备进行全面清查,发现的盈亏设备,按规定和程序进行报批,确保账账相符,账实相符。

  由于使用年限久远等原因,各科室需报废退役的医疗设备,应填制贵重医疗设备报废申请表。依据医院国有资产管理制度,规定医疗设备使用六年以内的不允许申请报废。超出使用年限的医疗设备,由使用科室提出报废申请,医疗设备科维修人员鉴定签字,设备科及财务科写出意见,由医疗设备管理委员会研究,报院领导批准后交付医疗设备科汇总,登记报废医疗设备名称、规格、产地、购入日期、单价、金额以及存放地点,并安排有关人员进行拍照并且分门别类留存档案,然后报财务科办理固定资产报废的相关流程。在上级财政部门批复前,待报废医疗设备应指定专人负责管理,不允许私自处理变卖;在财政部门批复后,变卖待报废医疗设备的净值收入上交医院,财务科和设备科依据批复进行减财务总账和医疗设备台账处理,从而确保医院资产的真实完整。

  (四)加强医疗设备管理信息系统,使用软件信息化管理医疗设备

  智能时代已经来临,预计到 2025 年,基础财务都会被机器人替代,引进智能是大势所趋,不仅可以减少财务人员的基础性工作,还能在各方面提升财务人员的自身价值,由记账会计向管理会计转变,帮助医院开源节流,拓宽医院利润渠道。医疗设备科工作量大且繁多,构建一个各科室能共享信息资源的平台,把医院医疗设备的采购、入库、领用、调拨、维修、报废、清理等环节与各使用科室、财务部门与国有资产管理部门有效连接,规范流程,充分对医疗设备的生命全周期实施动态管理和全面控制。

  (五)完善医院内控制度,建立责任追究制度

  医院应根据医院实际情况建立与之相适应的内控制度,对医疗设备的内控进行加强,建立实施岗位责任制,合理保证公立医院的良好运营,做到申请和审批、审批和执行、执行和监督等不相容职务相分离,做到采购、保管、会计记录相分离,定期对医疗设备的安全完整、经济效益及账务处理进行审计,提高设备的营运收益。

  医院出租出借设备或用设备担保应报同级财政审批,建立责任追究制度。对恶意侵占、盗用、以个人名义出租出借获利、未经审批变卖处置以及故意毁坏医疗设备的违法行为对责任人进行严肃处理,致医院严重损失的还应追究其法律责任。

  总之,从财务管理的视角来加强医疗设备管理,能提高资产使用效能,保证医疗服务,节省病人费用,从而保证医疗设备物尽其用,减少国有资产流失,促进医院的快速健康发展。

  三、结语

  综上所述,加强医院医疗设备的动态管理,提高医疗设备的使用效率,加强医疗设备管理信息系统,使用软件信息化管理医疗设备是大势所趋,在实践中逐步完善国有资产的管理,提高医院核心竞争力。

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